Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen

Yr Her

Gyda 72 o safleoedd yn ardal Dŵr Cymru Welsh Water, gan gynnwys adeiladau’r cyngor, ystadau diwydiannol a depos, tyddynnod ac ambell i ysgol, roedd y broses filio’n arfer bod yn gymhleth iawn. Gyda biliau’n cael eu hanfon trwy’r post i bob adeilad unigol ac yn cael eu prosesu’n unigol, nid oedd modd rheoli biliau a defnydd y cyngor yn ganolog.

Roedd Belinda Wilson, Swyddog Cynaliadwyedd a Newid Hinsawdd Cyngor Sir Henffordd wedi dechrau canoli’r broses ar gyfer delio â biliau dŵr ar draws safleoedd y cyngor â llaw. Ond roedd hyn yn dal i ddibynnu ar fewnbynnu biliau unigol i’r system, oedd yn broses hirfaith.

Roedd y cyngor yn awyddus i ddod o hyd i ffordd well o reoli’r defnydd o ddŵr a gwasanaethau gwastraff hefyd. Datblygwyd system dracio i glustnodi patrymau ac anghysonderau, ond roedd hyn yn broses llafur-ddwys, ac roedd hi’n cymryd amser hir i sylwi ar lefelau defnydd anarferol o uchel a gollyngiadau posibl hefyd felly.

Roedd y cyngor yn chwilio am system filio awtomataidd y gallai ei hintegreiddio i’w feddalwedd rheoli ynni cyfredol er mwyn cynnig dadansoddiad mwy deallus o lawer o ddefnydd, ac amserau prosesu taliadau cyflymach.

Yr Ateb

Fe gynigion ni’r gwasanaeth Cyfnewid Data Electronig (EDI) i Gyngor Sir Henffordd am ei fod yn caniatáu i ddata bilio gael ei anfon yn uniongyrchol rhwng un cyfrifiadur a’r llall, gan ddileu’r defnydd o bapur, cyflymu amserau prosesu, a lleihau’r costau sy’n gysylltiedig â phrosesu â llaw.

Mae hynny’n golygu, yn hytrach na bod biliau’n cael eu postio i 72 o safleoedd Cyngor Sir Henffordd ar wahân, erbyn hyn rydyn ni’n anfon un bil misol cyfunol yn syth i’r tîm Cynaliadwyedd a Newid Hinsawdd trwy ddulliau electronig. Yn ogystal â hynny, yn hytrach na chymryd dyddiau, erbyn hyn mae’n cymryd llai na dwy funud i fil yr EDI gyrraedd, sy’n golygu bod data bilio manwl gywir ar gael i Belinda bron yn syth. Nawr mae ganddynt un pwynt cyswllt yn ein tîm bilio, sy’n gallu eu cynorthwyo i ddod o hyd i unrhyw frigiadau neu anghysonderau, a chodi ymholiad amdanynt ar unwaith.

Mae hyn yn cael ei fwydo’n uniongyrchol i feddalwedd rheoli ynni’r cyngor, sy’n caniatáu iddynt ddadansoddi’r defnydd, a rhannu un ffeil bilio â’u tîm cyllid i’w dalu.

Yn y gorffennol, ni fyddai’r cyngor wedi cael gwybod bod safle wedi bod yn defnyddio lefelau anarferol o uchel o ddŵr tan wythnosau neu fisoedd yn ddiweddarach. Nawr, mae’r ffaith fod data am ddefnydd ar draws yr ystâd ar gael yn y fan a’r lle’n golygu eu bod nhw’n gallu sicrhau bod eu defnydd o ddŵr mor effeithlon â phosibl, gan weithredu’n gyflym ar y data, a chlustnodi gollyngiadau cyn gynted â phosibl.

Manteision

Mae’r ateb newydd yma wedi trawsnewid dulliau Cyngor Sir Henffordd o reoli ei filiau a’i effeithlonrwydd dŵr gan:

• Sicrhau arbediad amser o 50% – fel y gall y cyngor fod yn fwy rhagweithiol yn ei ddulliau gweithredu o ran effeithlonrwydd y cyfleustodau.
• Dileu papur o’r broses filio – mae hyn yn helpu i gyfyngu ar effaith y cyngor ar yr amgylchedd.
• Helpu i glustnodi gollyngiadau’n gyflym – gan leihau faint o arian sy’n cael ei wario’n ddiangen ar ddŵr a gollir trwy ollyngiadau, a gwella effeithlonrwydd dŵr yn gyffredinol.